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POUR FAIRE UN CARNET DE NOTES INFORMATISÉ
Jacques Lucy
Il existe des logiciels spécialisés, en général payants, qui ont leur propre ergonomie.
La solution proposée ici repose sur l'utilisation du tableur EXCEL (version 97 ou plus récente) et d'un classeur modele96.xls (zippé) mis à disposition gratuitement sur Internet par un collègue Laurent DELAVEAU sur http://www.multimania.com/rolfan.
Il n'y a aucune manipulation à faire autre qu'entrer les données, un ensemble de macros se chargeant d'effectuer toutes les manipulations standards nécessaires. Le classeur est correctement documenté.
Ce qui suit explique comment récupérer les informations sur les élèves qui sont fournies aux enseignants en début d'année sur des listes polycopiées, informations extraites d'un fichier du logiciel GEP qui s'appelle F_ELE.DBF. Il n'y aura donc plus qu'à taper les notes !...
1re étape : demander à l'administration l'autorisation de récupérer le fichier en s'engageant à ne pas diffuser de données autres que celles mentionnées ci-après. Le fichier F_ELE.DBF se trouve dans un sous-répertoire de GEP (aller dans le répertoire qui porte comme nom le numéro de l'établissement dans le répertoire de l'Éducation nationale, puis dans Asxx, AS02 pour cette année). On le prendra avec EXCEL. Attention, il se peut que sa taille excède la capacité d'une disquette. 2ème étape : Ne prendre que les informations utiles dans F_ELE.DBF et les réorganiser dans un autre classeur, listes.xls par exemple.
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n° du champ et son nom |
B
elenom |
C
elepre |
E
eledatn |
P
eledoubl |
F
elesexe |
AQ
eleopt1 |
AV
eleopt2 |
BA
eleopt3 |
AN
divcod |
DK
divcod_ad |
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champ dans listes |
A |
B |
C |
D |
E |
F |
G |
H |
M |
N |
(on garde le sexe à cause des Claude, Dominique...)
On triera ce fichier par classes, puis par ordre alphabétique.
3ème étape : Pour faire un carnet, appeler (sous EXCEL) le fichier modele96.xls, créer les classes, puis pour chacune des classes, copier dans la base élèves d'une classe donnée, les informations convenables extraites de listes.xls. On y accède par Edition Rechercher Colonne M en tapant le numéro de la classe que l'on veut, par exemple 203 pour la classe de 5ème 3 si cette classe est codée ainsi dans GEP. On enregistrera le classeur dans nomprof.xls par exemple.
Remarque : Les professeurs de langues ont souvent des classes « recomposées ». Prenons l'exemple d'un professeur d'espagnol langue vivante 2 qui aurait des élèves provenant des classes de 2de 3 et 2de 5 :
copier les élèves de ces 2 classes dans un classeur auxiliaire, trier ces élèves selon la colonne G, éliminer les élèves qui n'ont pas l'option 2, ESP2, retrier le résultat par classe (colonne M) puis par ordre alphabétique (A). afin que lors d'une manipulation ultérieure (ajout ou retrait d'un élève) les classes ne soient pas mélangées, je suggère de faire précéder les noms des élèves du numéro de la classe : le réordonnement des élèves respectera alors les classes. MARTIN de la classe 3 deviendra 3MARTIN et DUPONT de la seconde 5 devenant 5DUPONT, l'ordre ASCII plaçant 3MARTIN avant 5DUPONT.
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Association EPI
11 novembre 2002
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